L’administration :
- L’administration et à sa tête le Secrétaire général, doit assurer les conditions matérielles et de sécurité nécessaires au bon déroulement des examens et à la minimisation du risque de fraude.
- Placer au centre d’examens, des agents reconnus pour leur compétence et leur probité.
- Sensibiliser tous les agents impliqués dans les surveillances et les examens aux normes de sécurité et d’éthique en la matière.
- Mettre à la disposition des enseignants, les documents nécessaires au bon déroulement des surveillances (sujets cachetés, brouillons et copies au nombre adéquat et avec les spécificités de couleur et de numérotation adéquates, listes d’émargement…).
- Indiquer sur la boite réservée à chaque salle d’examen les numéros de portable des responsables et agents administratifs à contacter en cas de besoin.
- Assurer une gestion efficace qui permette le démarrage des épreuves à l’heure prévue.
- Placer des agents dans les couloirs pour les appoints en brouillons et en feuilles d’examen si nécessaire.
- Assurer le bon déroulement des opérations de réception, de comptage et de cachetage des copies.
- Interdire aux étudiants l’accès aux salles d’examens avant l’arrivée de l’enseignant chargé de la surveillance.
- Faire nettoyer à l’avance, les tables et les murs des salles d’examen par le personnel affecté à cette tâche.
- Exiger du personnel d’entretien, le nettoyage des salles (remettre en ordre les chaises et les tables, effacer le tableau, ramasser tous les papiers, documents, objets… laissés par les étudiants précédents).
- S’assurer de la disponibilité des copies pour qu’elles puissent être retirées par les enseignants chargés de la correction, vingt quatre heures après la fin de chaque épreuve.
- Indiquer sur chaque enveloppe ou dans un registre la date de remise des copies corrigées.
Le comité de pilotage :
Le pilotage des examens est assuré par un comité, composé principalement par les directeurs des départements.
- Le comité de pilotage est composé, chaque jour, de deux directeurs des départements.
- Le comité de pilotage suit le bon déroulement des examens et prend les décisions qui s’imposent pour parer à toute urgence ou événement imprévu.
- Le comité de pilotage est chargé du suivi du bon déroulement des opérations de réception, de comptage et de cachetage des copies. Il s’assure de la bonne marche de ces opérations et de la disponibilité des copies pour être retirées de l’administration.
- Les membres qui composent le comité de pilotage rédigent en fin de journée, un rapport sur la marche des examens où ils signalent tout incident ou défaillance observée et font des propositions pour un meilleur déroulement des examens.
La surveillance des examens par les enseignants :
La surveillance des épreuves est assurée par les enseignants, principalement ceux permanents et contractuels.
Affectation des surveillances :
- Les enseignants peuvent contacter l’administration 10 jours au plus tard avant le démarrage des examens, pour l’informer des éventuelles contraintes relatives au planning de surveillance. Passé ce délai, l’administration répartit les séances restantes au hasard.
- Sont exonérés de la surveillance, les professionnels qui interviennent de manière ponctuelle dans l’enseignement qui doivent par ailleurs être présents au cours de déroulement de leurs examens.
- En cas d’empêchement à assurer une séance de surveillance, l’enseignant se charge de permuter sa surveillance avec un autre collègue et d’en informer exclusivement le Secrétaire général, au plus tard 48 heures avant la date de la surveillance.
- Un registre de surveillance sera tenu par l’administration pour noter toute absence ou modification.
Déroulement des surveillances :
Avant le démarrage de la séance de surveillance :
- Chaque enseignant doit se présenter au bureau de distribution des salles et des enveloppes d’examens, 20 minutes avant l’heure prévue pour le démarrage de l’épreuve.
- Autant que possible, il est recommandé d’éviter de surveiller son propre sujet d’examen. Ne pas hésiter à demander au Secrétaire général une permutation avec un autre collègue.
Début de la séance de surveillance :
- Chaque enseignant se présente à sa salle de surveillance 5 à 10 minutes avant l’heure de démarrage de l’épreuve.
- L’enseignant chargé de la surveillance exige des étudiants qu’ils placent bien en vue, sur le bord de leur table, leur carte d’étudiant et/ou leur carte d’identité. Un étudiant qui ne dispose pas de pièce d’identité ne peut pas rester dans la salle et passer l’épreuve, sauf intervention expresse du comité de pilotage.
- L’enseignant chargé de la surveillance demande aux étudiants de mettre de côté tous leurs documents, cartables, sacs, téléphones portables… L’étudiant ne doit disposer sur sa table que de la stricte fourniture nécessaire à l’épreuve (stylos, effaceur, règle, calculatrice non programmable…) et éventuellement, de certains objets de confort admis par l’usage (bouteille d’eau, kleenex…).
- Est strictement interdit l’usage du téléphone portable. L’enseignant rappelle aux étudiants que les portables doivent être éteints et placés dans leurs sacs ou cartables. Ils ne peuvent sous aucun prétexte, être consultés ou utilisés, pas même en tant que calculatrices ou montres.
- Est strictement interdit l’échange de fourniture.
- Est strictement interdit l’échange de documents.
- Est strictement interdite toue forme de communication entre les étudiants.
- L’enseignant chargé de la surveillance rappelle aux étudiants que chaque fraude ou tentative de fraude est passible d’une sanction devant le Conseil de Discipline pouvant aller jusqu’au renvoi définitif de l’enseignement supérieur.
- L’enseignant chargé de la surveillance distribue aux étudiants une copie d’examen et leur demande de vérifier que la même lettre figure sur toutes les feuilles distribuées.
- L’enseignant chargé de la surveillance distribue aux étudiants 2 feuilles de brouillon afin de limiter les risques d’échange de brouillons entre étudiants mais également le gaspillage des ressources de l’institution. Si nécessaire, un appoint pourra être fait plus tard à la demande.
- Rappeler aux étudiants qu’ils doivent tout de suite remplir le talon de la copie (nom, prénom, numéro de carte d’étudiant et/ou de carte d’identité, niveau, nom de la matière…).
Courant la séance de surveillance :
- Pendant toute la durée de l’épreuve, l’enseignant chargé de la surveillance, ne doit en cas quitter la salle de surveillance. En cas de besoin, il fera appel au comité de pilotage pour demander un remplaçant.
- L’enseignant chargé de la surveillance doit signer toutes les copies d’examen, dans la case prévue à cet effet.
- L’enseignant en charge de la surveillance doit s’assurer que le nom écrit par l’étudiant sur sa copie d’examen correspond à celui inscrit sur la pièce d’identité et que la photo figurant sur la pièce d’identité correspond bien au visage de l’étudiant présent.
- L’enseignant chargé de la surveillance doit compter le nombre d’étudiants physiquement présents afin de savoir à l’avance le nombre de copies exact qui devra être récupéré à la fin de la séance.
- Autant que possible, l’enseignant chargé de la surveillance doit éviter de discuter avec les étudiants ou d’intervenir d’une manière quelconque pour leur expliquer des éléments du sujet, qu’ils soient d’ordre linguistique ou technique. Il ne demandera au comité de pilotage de faire appel au responsable de l’examen qu’en cas de réelle nécessité.
- L’enseignant en charge de la surveillance doit se consacrer totalement à son travail de surveillance et faire très attention aux tentatives de fraude (tentatives de communication entre étudiants, échange de brouillons, usage de fausses-copies, usage d’oreillettes…).
- En cas de fraude ou de tentative de fraude :
Aviser le plus rapidement possible le comité de pilotage et l’administration.Rédiger un rapport détaillé de la fraude ou de la tentative de fraude auquel il faut joindre les éventuelles preuves matérielles. Ce rapport sera adressé à l’administration.- Aucun étudiant ne peut être admis dans la salle d’examen, si son nom ne figure pas dans la liste d’émargement mise à la disposition de l’enseignant chargé de la surveillance. En cas de doute, faire appel au comité de pilotage.
- Aucun étudiant ne peut être admis dans la salle d’examen, passées 15 minutes de l’heure de démarrage de l’épreuve, sauf intervention expresse du comité de pilotage.
- Il est strictement interdit pour tout étudiant de quitter momentanément la salle, sous quelque motif que ce soit. En cas de force majeure, faire appel au comité de pilotage.
- Il est strictement interdit pour tout étudiant de quitter la salle d’examen avant l’écoulement d’une demi-heure du début de l’épreuve pour les examens de deux heures au moins et vingt minutes pour les devoirs surveillés d’une heure. En cas de force majeure, faire appel au comité de pilotage. Dans tous les cas, l’étudiant doit remettre son sujet d’examen, sa copie et ses brouillons et signer la feuille d’émargement avant de pouvoir quitter la salle.
- L’enseignant mentionne sur la fiche d’émargement, le nombre d’étudiants absents de l’épreuve et annote dans ce sens, les noms des étudiants concernés.
- Toute défaillance de la part d’un étudiant à une épreuve de l’examen est sanctionnée par la note zéro, quelque en soit le motif.
Fin de la séance de surveillance :
- A l’expiration de la durée prévue pour l’épreuve, l’enseignant en charge de la surveillance, réclame les copies aux étudiants qui doivent obtempérer immédiatement.
- L’enseignant en charge de la surveillance récupère une à une les copies des étudiants en gardant en main, la feuille d’émargement. Il n’autorise un étudiant à la signer qu’une fois qu’il a récupéré la copie de ce dernier. Si l’enseignant se retrouve avec une ou plusieurs copies manquantes, il engage sa propre responsabilité vis-à-vis du ministère de tutelle.
- La perte de la feuille d’émargement par l’enseignant en charge de la surveillance est également une faute professionnelle grave qui engage sa responsabilité vis-à-vis du ministère de tutelle.
- Avant de quitter la salle à la fin de l’examen, l’enseignant en charge de la surveillance doit impérativement vérifier que le nombre de copies qu’il détient correspond exactement au nombre d’étudiants ayant émargé la feuille de présence et ayant été présents durant l’épreuve. En cas de différence, il ne doit en aucun cas quitter la salle de l’examen et doit appeler d’urgence le comité de pilotage afin de rédiger un rapport constatant ce manque.
- Les copies et la liste d’émargement doivent être immédiatement remises à l’administration pour qu’elle les recompte.
Les coordinateurs pédagogiques et les responsables de matières :
Les directeurs des départements doivent veiller à nommer en concertation avec les membres de leur équipe, un coordinateur pédagogique à la tête de chaque équipe composée de plus d’un enseignant. Pour les matières assurées par un seul enseignant, ce dernier est nécessairement le responsable de l’examen.
- Le chargé du cours ou le coordinateur de la matière doit obligatoirement être présent durant l’épreuve.
- En cas d’absence pour cause majeure, le coordinateur pédagogique ou le responsable du cours en informe l’administration, désigne un remplaçant et doit rester joignable par téléphone.
- En cas d’absence non justifiée du responsable du cours ou du coordinateur, l’administration écrit un rapport à ce sujet au Président de l’Université.
- Le chargé du cours ou le coordinateur de la matière ne doit pas circuler dans les salles de sa propre initiative, mais simplement être présent pour au cas où des étudiants auraient une réclamation de fond à faire sur le sujet.
- En cas de nécessité d’intervenir dans les salles d’examen, le coordinateur ou le responsable du cours veille à remédier au problème le plus rapidement et le plus efficacement possible. Son intervention dans les salles d’examen concernées, doit être brève et claire et ne pas entraîner de perturbations pour l’enseignant surveillant.
A la fin de l’épreuve et une fois les copies cachetées, le coordinateur ou le responsable du cours doit fournir au centre d’examen, le corrigé et le barème du sujet pour qu’ils soient remis aux collègues chargés de la correction, en même temps que les copies à corriger.